每到送獎截止日前，團隊常重複問同一批問題：上線日期是哪一天？那個百分比誰算的？客戶是否同意公開？攝影圖能不能再用？這不是單純的行政混亂，而是作品知識沒有被保存。把送獎資料建立成證據庫，下一次寫獎項、案例、提案或媒體內容時，就不必重新依賴記憶。
證據庫不是一個「全部丟進去」的資料夾
好的證據庫需要欄位與關係。每個重要主張都能連到來源、期間、資料所有者、核准狀態與公開範圍；每張圖片都知道作品、攝影者、授權與可用渠道。否則檔案越多，只會讓搜尋更困難。
六種核心資料
- 作品事實：名稱、期間、角色、客戶、地點、上市與資格。
- 設計決策：問題、洞察、選項、取捨、原型與最終方案。
- 成果證據：指標、基準、方法、期間、結果與限制。
- 視覺資產：圖片、影片、圖面、圖說、版本與檔案規格。
- 權利與保密：著作權、肖像、客戶授權、 embargo 與公開層級。
- 使用紀錄：投過哪個獎、用了哪個版本、結果與回饋。
每個數據都要有「身分證」
| 欄位 | 示例 |
|---|---|
| 指標 | 首次設定任務完成時間 |
| 基準 | 上一版中位數 |
| 期間／樣本 | 2026 Q1、24 位新手使用者 |
| 來源 | 研究報告 R-026 |
| 所有者 | UX 研究主管 |
| 公開範圍 | 可公開百分比，不公開絕對時間 |
| 最後確認 | 2026-07-15 |
沒有身分證的數字只能當線索，不能直接進入申請。
權限要按風險分層
公開作品資訊可讓行銷與設計取用；客戶營收、未上市產品、個資與專利資料則限指定人員。不要為了方便把所有素材貼進公開 AI 或共用連結。系統至少要能知道誰看過、誰改過、誰核准，以及資料何時應刪除或重新確認。
保留原始事實，也保留公開版本
原始訪談、報告與絕對數據是內部來源；對外使用的百分比、摘要與引言則是核准版本。兩者分開保存，才能在不洩漏敏感資訊的情況下重複利用。不要直接覆蓋舊檔，否則無法追查過去申請為何使用不同數字。
讓資料蒐集從專案開始，不從送獎開始
專案立項時就定義可能的成功指標與拍攝節點；研究結束保存樣本與方法；產品上線後安排追蹤；客戶結案時取得案例與獎項使用授權。等到截止日前才找證據，只能取得仍然找得到的資料，而不是最能證明價值的資料。
每季小更新，每年大復盤
- 每季檢查新成果、失效連結、授權與資料所有者。
- 每次送件後保存最終版本、平台截圖與官方回覆。
- 結果公布後記錄評審回饋、入圍、得獎與可改善處。
- 年度盤點哪些證據最常被使用、哪些作品仍缺追蹤。
證據庫也能服務送獎以外的工作
經核准的問題、決策與成果，可用於案例頁、提案、招募、媒體與產品發表。不同渠道仍需重寫，但事實不必重找。這也讓獎項投資即使沒有得獎，仍留下可再利用的組織資產。
組織記憶不是保存最多檔案，而是讓重要主張可以追溯、讓敏感資料有權限、讓每次使用都有版本。當證據在專案過程中持續累積，送獎就從一次性的資料搜救，變成對既有知識的精準組裝。
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